IT-Dokumentation als Business-Enabler oder wie Sie das Dokumentieren lieben lernen

Die lückenlose Erfassung der Unternehmensinfrastruktur bietet völlig neue Digitalisierungs- und Automatisierungschancen

Ein Projekt wie die „Vollständige Dokumentation der Unternehmenstechnik“ führt bei vielen IT- und Technik-Verantwortlichen nicht gerade zu Freudenausbrüchen. Mit Schweißperlen auf der Stirn sehen sie den Aufwand und ahnen voraus, dass sie nun wohl viel Zeit und Arbeit investieren müssen, um die IT lückenlos zu erfassen und diesen Datenbestand anschließend auch noch aktuell zu halten. Schnell haben sie die passenden Ausreden parat: „Für Dokumentation haben wir keine Zeit“, „Wir haben alles in der Cloud und müssen nichts dokumentieren“ oder „Der Aufwand rechtfertigt in keinem Fall die Kosten“. Doch wenn man ehrlich ist, hat ein vollständiger Überblick über die vorhandenen IT-Infrastrukturen wie Rechner, Server, Kabel, Switche und Dosen, der installierten Software sowie aller Konfigurationen und Abhängigkeiten schon einiges für sich, spätestens beim nächsten Audit. Dennoch begnügen sich etliche IT-Verantwortliche am Ende mit Hilfsmitteln wie etwa Excel-Listen, die mehr oder minder aktuell – aber fast nie vollständig und richtig – sind. Im Zweifelsfall sollten sich die Mitarbeitenden darauf eher nicht verlassen. Dabei ist die Einführung und Pflege von modernen Tools dank Schnittstellen und intelligenter Planungs- und Prozessintegration sehr viel einfacher geworden.
Nehmen Sie mal an, Sie hätten ein Tool, mit dem die komplette Unternehmenstechnik – inklusive aller Abhängigkeiten – mit wenig Aufwand sauber erfasst und über entsprechende Schnittstellen mit wichtigen Datenquellen verbunden und synchronisiert wäre. Dann könnten Sie zum Beispiel

• mit wenigen Klicks eine komplette Übersicht über vorhandene freie und geeignete Plätze in ihren Rechenzentrumsschränken finden,
• schnell erkennen, welche Server aus der Wartung fallen und wer dafür zuständig ist,
• eine Modernisierung ihrer Infrastruktur planen, diesen Plan an die internen/externen Dienstleister übergeben und die Umsetzung überwachen. Nach Abschluss der Arbeiten übernehmen sie die Planung dann einfach in den Ist-Zustand.
• sämtliche Ende-zu-Ende-Verbindungen einzelner Komponenten sichtbar machen,
• in Minuten eine genaue Überschlagsrechnung für den Austausch von bestimmten Geräten im Unternehmen erstellen und damit eine Budgetplanung vereinfachen und enorm beschleunigen,
• die Lage von Leitungen und aktiven Netzkomponenten auf einer Karte genau lokalisieren, um eine Störung zu beseitigen und den Techniker gleich mit den richtigen Komponenten loszuschicken.

Und vieles mehr! Zusammengefasst: Eine professionelle IT-Dokumentation vereinfacht Modernisierungen, erspart doppelte Anschaffungen, verringert Ausfallzeiten, schafft die Voraussetzungen für Automatisierung und unterstützt Administration und Einkauf dabei, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Ganz nebenbei würde diese IT-Dokumentation die Transparenz über die eingesetzte Hard- und Software im Unternehmen erhöhen und damit auch das Lizenz- und Life-Cycle-Management vereinfachen. Statt Schweißperlen und böser Vorahnungen würden die Kolleginnen und Kollegen in Ihrer IT-Abteilung vermutlich nun jubeln − und das bei diesem trockenen Thema! Hätten Sie das gedacht?


Mit dem richtigen System zur perfekten IT-Dokumentation
In der Praxis erscheint die initiale Datenerfassung vielen als schier unüberwindliche Hürde. Eine professionelle IT-Dokumentationssoftware unterstützt Sie jedoch dabei, diesen Aufwand so gering wie möglich zu halten. Sie kann nicht nur automatische Scans der Netzwerk-Infrastruktur (inklusive Application Discovery) durchführen, sondern auch Daten aus Datenbanken und Excel-Listen importieren, um sie anschließend manuell nachzubearbeiten. Passive Technik wie Kabel und Dosen müssen und sollten zusätzlich manuell abgeglichen werden. Daneben sollte sich die Dokumentationslösung optimal in die bestehende IT-Landschaft einfügen und über Schnittstellen mit Ihrer ERP-Software, einem IT-Portfolio-Management-System, LDAP-Verzeichnissen und Client-Management-Systemen vernetzen können. Dann profitieren Sie von aktuellen Daten auf der ganzen Linie.

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• warum eine vollumfängliche IT-Dokumentation in kurzer Zeit die Investitionskosten wieder einspielt,
• welche weiteren Vorteile ein digitaler Zwilling für die End-to-End-Sicht auf die eigene Infrastruktur hat,
• wie man sinnvoll bei der Einführung einer IT-Dokumentationslösung vorgeht,
• worauf es bei der Auswahl der richtigen Lösung ankommt,
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