Eine gut gepflegte IT-Dokumentation ist so sexy wie ChatGPT! Glauben Sie nicht? Das geht vielen so, weil sich zahlreiche IT-Verantwortliche dem Thema aus Unkenntnis nur widerwillig annehmen. Wer dagegen eine professionelle Lösung sauber implementiert hat, will sie nie wieder hergeben. Die KI übrigens auch nicht …
Stellen Sie sich vor, Sie sind IT-Leiter eines großen Unternehmens mit mehreren Rechenzentren und mehr als 50 Standorten weltweit. Freitagmittag kommt ein Entwicklungsleiter zu Ihnen und braucht an einem Standort mehrere Entwicklungsserver und drei technisch ausgestattete Büros für 20 neue Mitarbeitende. Er wüsste außerdem gerne, was das kostet und wie schnell sich das umsetzen lässt – bis Montag 14:00 Uhr.
Je nachdem, ob Sie eine gepflegte IT-Dokumentation im Einsatz haben oder nicht, kann die Antwort „Kein Problem, das schaffen wir“ oder „Keine Chance, dafür brauchen wir zwei Wochen“ lauten. Die erste Antwort festigt Ihr Renommee, die zweite eher nicht. Doch auch ganz sachlich betrachtet, profitiert jede IT-Abteilung von den Vorteilen einer professionellen Lösung:
- Vollständige Transparenz auf Knopfdruck
Vielfach haben wir uns im Arbeitsalltag daran gewöhnt, dass manche Dinge kompliziert sind und Wochen brauchen ‒ ohne es zu merken. So ist es für viele selbstverständlich, im Vorfeld eines großen Projektes eine zeitraubende Bestandsanalyse zu machen oder mehrfach an einem Ort fahren zu müssen, weil die Technik vor Ort ganz anders ist als angenommen. Dieser „Mut zur Lücke“ kostet viel Zeit und Ressourcen, die in keiner Aufstellung auftauchen, aber eine schnelle Business-Entwicklung und den laufenden Betrieb hemmen können.
Was fehlt, ist vollständige Transparenz. Haben Sie dagegen eine aktuelle Datenbasis, die alle IT-Komponenten, die Software, Cloud-Instanzen und vieles mehr auf Knopfdruck darstellen kann, lassen sich Planungen in Tagen durchführen, die früher Wochen erfordert haben. Service-Teams müssen nur einmal ausrücken, weil sie schon vorher wissen, ob Switche und Server noch Kapazitäten für neue Projekte und Mitarbeitende bereitstellen können.
2. Absicherung durch aussagekräftige 3D-Visualisierung
Große Unternehmen setzen heutzutage auf eine hybride IT-Infrastruktur mit On-Premises-Rechenzentren und Cloud-Servern. Anwendungen sind untereinander vielfach vernetzt und „verlassen“ sich darauf, dass Netzwerk-Verbindungen stabil und sicher ausgelegt sind. Wer an einem solchen komplexen Gebilde Veränderungen vornehmen möchte, sollte sich sicher sein, ob er das richtige Kabel austauscht oder den richtigen Switch installiert. Einfache Fehler können weitreichende Folgen haben und enorme Kosten verursachen.
Eine professionelle IT-Dokumentation gewährleistet Absicherung, denn sie unterstützt IT-Fachkräfte vor Ort mit realitätsnahen Darstellungen von Gebäuden, Racks, Servern und Switchen. Interaktive 3D-Abbildungen liefern ihnen genaue visuelle Hinweise, wo was zu ändern ist. Die Service-Teams können sich damit sofort in Rechenzentrumsgebäuden und -bereichen orientieren und haben auf den Service-Tablet oder Smartphone eine realitätsgetreue 3D-Darstellung der betroffenen Geräte.
3. Zentrale Datenhaltung statt Silowissen
Aus historischen oder organisatorischen Gründen ist die Dokumentation der IT in vielen gewachsenen Unternehmen nicht einheitlich geregelt. Jede Abteilung hat „ihren“ Standard und verwaltet „ihre“ Geräte selbst. Das erschwert Anfragen, wo noch Kapazitäten frei sind, oder welcher Bereich noch über ungenutzte Geräte verfügt. Damit bleiben vorhandene Ressourcen ungenutzt und es führt zu unnötigen Anschaffungen, nur weil die Transparenz und das Wissen fehlt.
Erst eine zentrale, unternehmensweite Dokumentation kann Anfragen nach Geräten, Serverkapazitäten, Lizenzen oder Platz in Racks oder Rechenzentren sofort und zuverlässig beantworten. Nur eine zentrale Single Source of Truth kann bei Change-Projekten automatisiert Vorschläge generieren, wo ein Server platziert werden sollte und wo möglichst kurze Netzwerkverbindungen sinnvoll sind.
Professionelle IT-Dokumentation ist Prozessfrage
Auf all diese Vorteile können IT-Verantwortliche jedoch nur zurückgreifen, wenn Datenkonsistenz gewährleistet ist. Es gibt kein „das mache ich später“. Alle IT-Mitarbeitenden müssen Veränderungen sofort in der Datenbank dokumentieren. Damit hat man in der Software stets ein hundertprozentiges Abbild der IT, das sich wie ein digitaler Zwilling verhält. Sinnvoll ist außerdem, Veränderungen an der IT-Infrastruktur nur zuzulassen, wenn es eine Planung in der Software gibt, die alle Veränderungen als SOLL-Zustand detailliert beschreibt. Nach der Anpassung können Mitarbeitende mit einem Klick die Planung zum neuen IST-Zustand machen. Damit hat man in der Software stets ein hundertprozentiges Abbild der IT, das sich wie ein digitaler Zwilling verhält.
Das White Paper Warum es sich lohnt, sich mit professioneller IT-Dokumentation zu beschäftigen beschreibt ausführlich noch weitere Beweggründe und Vorteile, die sich für Unternehmen mit der Einführung einer zentralen CMDB ergeben. Dazu zählt die Möglichkeit, die IT als Business-Enabler zu positionieren, um kurzfristig IT-Kapazitäten für Neuentwicklung und neue Geschäftsfelder bereitzustellen.
Mit unserer Excel-Checkliste IT-Dokumentation können sie außerdem in wenigen Minuten herausfinden, ob Ihr Unternehmen eine IT-Dokumentationslösung benötigt und welche Gründe dafür ausschlaggebend sind.
