Von: Matthias Gromann
In vielen Unternehmen denken IT-Infrastrukturverantwortliche, dass mit ihrer IT alles in bester Ordnung sei: gründlich dokumentiert, bestens abgesichert und alles top aktuell. Doch der Schein trügt. Nicht selten stoßen wir bei Implementierungsprojekten auf Inkonsistenzen, Fehler oder Lücken in bestehenden IT-Dokumentationen. Das ist auch kein Wunder, denn wenn ein unzureichendes Tool genutzt wird, ist es kaum möglich eine exzellente Dokumentationsqualität sicherzustellen. Hinzu kommt: in vielen Unternehmen ist das Dokumentieren nicht in die täglichen Prozesse eingebunden und erfolgt nur, wenn Zeit dafür übrig ist. Denn IT-Verantwortliche halten es oft für ein notwendiges Übel, dem nicht allzu viel Priorität eingeräumt wird.
Doch der fehlende Gesamtblick auf die IT-Infrastruktur kann schwerwiegende Auswirkungen haben. So sind wir bei einem Implementierungsprojekt schon auf einen IT-Leiter getroffen, der sich über die hohe Leistungsaufnahmen der Klimaanlage wunderte – wenige Zeit später brannte dann sogar das Rechenzentrum. Häufig entdecken wir auch Server-Racks mit zahlreichen Kabeln, die aber gar keinen Anschluss haben, oder solche ohne jegliche Netzwerkverbindung.
Eine professionelle IT-Dokumentation ist nicht nur die Rettung bei Fehlern und Ausfällen, sie bewahrt Unternehmen auch vor unnötigen Investitionen, wo es nur an Wissen fehlt. Und sie hilft, Notfälle zu vermeiden, bei denen schnell die Existenz einer Firma auf dem Spiel steht. Das zeigen auch die folgenden zwei Beispiele, die wir in Unternehmen genau so vorgefunden haben.
Server unter Last, aber ohne Verbindung
Racks mit vielen blinkenden Servern und Switches stehen für Aktivität und hohe Rechenleistung. Wer direkt davorsteht, weiß aber selten, wie der Server heißt und welche Aufgaben er gerade erledigt.
So verhielt es sich auch bei einem Unternehmen aus der Automobilbranche. Im Zuge der Einführung von FNT Command halfen wir dem Unternehmen das Rechenzentrum vollständig zu erfassen. Dabei stießen wir auf ein gut bestücktes Serverrack, aus dem zwar Netzwerkleitungen herausführten, die aber nirgendwo angeschlossen waren. Es gab zwar noch vage Erinnerungen, dass das Rack vor fünf Jahren aufgestellt wurde, eine Dokumentation war aber nicht vorhanden.
Der Schaden: 5.000 Euro pro Jahr an Stromkosten für sinnlosen Leerlauf. Hinzu kommen Kosten für die Belegung des Racks und die Belastung der Klimaanlage. Für die fehlende Rechenleistung wurde wahrscheinlich anderweitig Hardware besorgt, die erneut Kosten verursachte.
Unsere Erfahrung zeigt: von verwaisten Servern ist nicht allein dieses Unternehmen betroffen. Bloß ohne konsequente Dokumentation lassen sich diese nur schwer identifizieren und somit abschalten.
Teure Geräte im Keller vergessen
In den meisten Unternehmen gibt es zwar eine Dokumentation der IT, diese ist aber oftmals veraltet und spiegelt nicht die Realität wider. Das betrifft gerade Geräte, die nur selten im Einsatz sind. Diese werden gerne weggeräumt, ohne es zu dokumentieren. Oder sie sind kaputt gegangen und wurden entsorgt. Bei einer unvollständigen Dokumentation hilft in diesem Fällen ein Blick in die Unterlagen nur wenig.
Das mussten wir auch während eines Implementierungsprojekts bei einem großen Unternehmen feststellen. Um alle Geräte und Kabelverbindungen zu erfassen, betreten wir bei solchen Projekten auch Räume, um die normalerweise ein großer Bogen gemacht wird. Bei diesem Unternehmen fanden wir in einem solchen Raum einen Plotter im Wert von 25.000 Euro, der schon lange vermisst wurde.
Wenn der Standort solcher Geräte in keiner Dokumentation erfasst ist, können Mitarbeitende lange danach suchen. So entstehen Leerlaufkosten, die in keiner Statistik auftauchen und viele Nerven kosten. Und im schlimmsten Fall wird sogar ein neues Gerät angeschafft.
Fazit: kein Durchblick ohne IT-Dokumentation
Die beiden Beispiele zeigen: Fehlt eine akkurate Dokumentation der IT-Infrastruktur, kann das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Es ist daher sinnvoll, die Technik einmal komplett zu erfassen und dabei auf professionelle Partner wie FNT zu setzen. Sie wissen wo man schauen muss und wo häufig „IT-Leichen“ versteckt sind. So wird sichergestellt, dass auch wirklich alle Gebäude, Räume und Geräte dokumentiert werden und der größtmögliche Nutzen aus der Dokumentation gezogen werden kann.
Lesetipp:
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